Zakelijke kosten – deel 1 van 3
Zakelijke kosten zijn uitgaven die binnen redelijke grenzen nodig zijn om de onderneming draaiende te houden en winst te maken.
De Belastingdienst kijkt daarbij kritisch naar twee punten:
- Noodzakelijkheid: is de uitgave echt nodig voor de bedrijfsvoering?
- Evenredigheid: staan de kosten in verhouding tot de omzet en activiteiten?
Bij wie ligt de bewijslast
De bewijslast voor aftrekposten ligt bij de ondernemer. Die moet aannemelijk maken dat de kosten zakelijk zijn.
Bij representatiekosten kan de Belastingdienst bijvoorbeeld vragen: met wie is er gegeten, wanneer, en wat heeft dat opgeleverd?
Kortom, hoe heeft het bijgedragen aan de omzet?
Mag de Belastingdienst op de stoel van de ondernemer zitten?
Nee, de Belastingdienst mag niet inhoudelijk beoordelen of een uitgave nodig of verstandig was.
De ondernemer beslist zelf welke kosten hij maakt om de onderneming te laten draaien.
De Belastingdienst mag alleen marginaal toetsen of de uitgaven redelijkerwijs in het belang van de onderneming zijn.
Zolang kosten zakelijk verdedigbaar zijn, mag de fiscus niet oordelen of ze te hoog of te laag zijn.
Wat mag de Belastingdienst wél toetsen?
- Dienen de kosten een zakelijk doel, zoals het werven van klanten?
- Zijn de bedragen niet overdreven in verhouding tot de bedrijfsactiviteiten?
- Is er geen vermenging met privé-uitgaven, bijvoorbeeld luxe etentjes op kosten van de BV?.
Signaalfunctie Belastingdienst
Bij extreem hoge kosten kan de Belastingdienst wel vragen stellen.
Voorbeelden:
- Een vastgoed-BV met €100.000 omzet en €50.000 aan etentjes oogt ongebruikelijk.
- Een vastgoedontwikkelaar met €10 miljoen omzet en €50.000 aan representatiekosten is aannemelijk.
- Er mag geen harde grens worden gesteld zonder bewijs van onzakelijkheid.
Kan de ondernemer goed onderbouwen dat de kosten nodig zijn, dan blijven ze aftrekbaar.
Bewijslast belastingdienst
Als de fiscus vindt dat kosten niet aftrekbaar zijn, moet zij bewijzen dat:
- de uitgaven geen zakelijk doel hebben, of
- het om privé-uitgaven of een verkapt voordeel gaat.
Met een goede onderbouwing staat de ondernemer sterk in een procedure.
Samengevat
De Belastingdienst mag niet zomaar stellen dat bepaalde kosten te hoog zijn.
Dat zou in strijd zijn met de ondernemersvrijheid.
Wel mag de inspecteur toetsen of de uitgaven echt zakelijk zijn.
Voorkom discussie
Zorg altijd voor duidelijke onderbouwing en documentatie van zakelijke kosten.
De bewijslast ligt immers bij de ondernemer.
