Wil je onder de forfaitaire bijtelling wegens privé gebruik van de personenauto van de zaak uitkomen, dan is een sluitende km-administratie noodzakelijk. Daaruit moet dan blijken dat je minder dan 500 privékilometers privé hebt gereden in een kalenderjaar. Wat zijn nu handige tips om achteraf verassingen te voorkomen aangaande deze KM-administratie.
1. Noteer in ieder geval...
Per rit moet de volgende informatie worden genoteerd: het nummer van de rit, de datum, de beginstand kilometerteller, de eindstand kilometerteller, het beginadres, het eindadres, de gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke en of de rit privé of zakelijk was.
2. Bewaar bewijsstukken
Noteer niet alleen de ritten die je hebt gemaakt, maar bewaar ook ondersteunende bewijsstukken als tankbonnen, agenda’s en de facturen van de garage.
3. Let extra op bij afwijkende werktijden
Moet je zakelijke ritten maken op afwijkende tijden, zoals tijdens het weekend? Let dan extra op en verzamel je gegevens goed.
4. 500 kilometer gelden voor een heel jaar
De grens van 500 privékilometers geldt voor een heel jaar. Als een medewerker de auto krijgt op 1 juli blijven er 6 van de 12 maanden over met in totaal 250 privékilometers.
5. Meld het als je de 500 kilometer passeert
Als je gedurende het jaar merkt dat je de 500 privékilometers passeert, meld dat dan direct bij de Belastingdienst. Wacht hier niet mee tot december.
6. Houd de administratie periodiek bij
Werk iedere dag je administratie bij. Wacht daar dus niet te lang mee.
7. Gebruik handige tools
Er zijn allerlei systemen die je helpen om de rittenadministratie bij te houden. Bepaal zelf welke je het handigst vindt.
