De vorige keer (zie HIER) hebben wij het gehad over een Boek&scan oplossing. Voor nu een aantal tips om je financiële software verder te automatiseren:
Bedrijfsgegevens
Zorg dat je bedrijfsgegevens (NAW, KvK & btw-nummer, branche en/of SBI code) zijn vastgelegd in het financiële pakket.
Waarom?
- bedrijfsgegevens worden uitgesloten voor herkenning in de data;
- wordt gebruikt als ID (identificatiecode) voor koppelingen.
Verkoopfacturen
Een Word- of Excelfactuur maken in 2020 is not-done. Naast dat het veel tijd kost, is de foutgevoeligheid ook zeer groot. Zorg dus dat je verkoopfacturen digitaal verstuurd worden naar je relaties.
Waarom:
- Actueel debiteurenbestand en eenvoudig te exporteren voor bijv. een mailinglist;
- Default waardes worden automatisch ingevuld of opgenummerd (datumveld, factuurnummer, enz.);
- Betalingskenmerk wordt ingevuld volgens ingestelde waarde (veelal factuur- en debiteurnummer);
- Digitaal versturen van een factuur in 2 bestandsformaten namelijk PDF en UBL;
- Verkoopjournaalpost wordt bij het versturen van de factuur financieel geboekt.
Inkoopfacturen
Hier hebben wij het al over gehad in het vorige nieuwsbrief artikel. Handig dat de inkomende facturen achter de boeking staan.
Bank
Hierin zijn er 2 routes:
- De dagafschriften kun je elke nacht automatisch binnen laten komen:
o Herkenning wordt uitgevoerd waar het bedrag bij behoort (debiteuren/crediteuren);
o Rechtstreeks laten boeken naar een grootboekrekeningnummer (kosten);
o Dagsaldo van de bank sluit aan in het financieel pakket. -
·Betalen en/of incasseren:
o Je betaalt de juiste crediteurfacturen binnen 2 minuten
o Betaalbestand rechtstreeks naar je bankomgeving* insturen
o Incasseren van de debiteurfacturen met het juiste incassokenmerk
o Storno’s eenvoudig verwerken en in een volgende ronde opnieuw meenemen
*indien je bankomgeving dit ondersteunt.
Belangrijk: binnen uw bankomgeving kunt u de koppeling met het financieel software op elk willekeurig moment stopzetten.
