In een serie van 5 nieuwsbriefartikelen worden een aantal tips gegeven om je processen verder te automatiseren en optimaliseren.
Om bij een Boek&scan-software de juiste keuze te maken zul je de volgende vragen moeten beantwoorden:
- Werk je met een online of offline financiële software?
- Is het een ‘standaard’ of een branche pakket (financieel)?
- Boek je alleen financiële mutaties of werk je bijv. ook met voorraadaantallen?
- Indien je ook werkt met voorraadaantallen;
a. Goederenontvangst: VVP of werkelijk inkoopprijs
b.Voorraadwaardering: VVP, werkelijke inkoopprijs of tegen kostprijs van het artikel
c.Prijsverschillen: wanneer worden de prijsverschillen geboekt?
d.Productsoorten: grondstoffen, halffabricaat of gereed product? - Maak je gebruik van autorisatie op je facturen?
- Wanneer je gebruik maakt van autorisatie wat zijn de eisen voor autorisatie?
- Werk je met projecten op financieel of ook met aantallen?
Nu het raamwerk klaar staat kun je (Boek&scan) leveranciers gaan selecteren o.b.v. jouw wensen. Van belang is nog om te weten met hoeveel gebruikers en het aantal documenten per maand verwerkt worden.
Aantal praktische tips:
- Zorg dat de facturen in invoice@bedrijfsnaam.nl binnen komen en automatisch worden doorgestuurd via (Outlook)regels.
- Boek de documenten en geef ze pas ‘vrij voor betalen’ na goedkeuring van alle autorisatoren
- Directie of management als laatste in het proces de documenten laten autoriseren.
- Wanneer kun je er mee starten? Op elk willekeurig moment in het jaar.
Als organisatie hebben wij met een aantal Boek&scan leveranciers afspraken gemaakt. Wil je hiervan gebruik maken? Neem dan contact met ons op!
