Wanneer is mijn administratie klaar om aan te leveren?
Nieuws - 11 december 2020

Wanneer is mijn administratie klaar om aan te leveren?

Het einde van het jaar nadert. Tijd om de administratie weer bij te werken zodat de jaarrekening volgend jaar vlot door ons kan worden samengesteld. Maar wanneer is uw administratie ‘aanleverklaar’? Met onderstaande checks kunt u gemakkelijk vaststellen of u klaar bent om uw administratie aan te leveren.

  1. Maak een uitdraai van de balans en de winst-en-verliesrekening.
    Door een uitdraai te maken en deze rustig te bestuderen, kunt u gemakkelijker vaststellen of de cijfers in uw administratie juist zijn opgenomen.

  2. Sluit het bank- en eventueel het kassaldo aan
    Een juiste aansluiting met de bankafschriften en de kasbladen is dé basis voor een goede administratie. Alle mutaties die via de bank en de kas verlopen, moeten terugkomen in uw administratie. In veel boekhoudprogramma’s kunt u de bankafschriften automatisch laten inlezen. Maakt u hier nog geen gebruik van? Neem dan contact op met uw relatiebeheerder!

  3. Controleer de afloop van de kruisposten
    Stel vast dat er geen kruisposten meer open staan aan het eind van het jaar. Mocht er toch nog wat open staan, kijk dan of dit terecht is en of de bedragen aflopen in januari.

  4. Check de openstaande inkoop- en verkoopfacturen
    Draai een lijstje van de openstaande debiteuren- en crediteurenposten uit. Kloppen deze gegevens? Missen er misschien nog facturen? Staan er posten open die niet meer ontvangen of betaald worden? Sluit het saldo volgens de lijstjes vervolgens aan met het saldo volgens de grootboekrekeningen.

  5. Stel een voorraadlijst op
    Heeft u voorraad in uw onderneming? Zorg er dan voor dat u ultimo boekjaar over een lijst beschikt met aantallen en prijzen. Controleer meteen ook even of deze lijst aansluit met het saldo volgens de grootboekrekening.

  6. Controleer de openstaande omzet- en loonbelasting
    Als het goed is, staan er aan het eind van het jaar alleen de aangiftes loon- en omzetbelasting over het laatste tijdvak open. Voor de omzetbelasting kan er daarnaast nog een suppletie openstaan. Lever bij uw administratie ook meteen de ingediende aangiftes gedurende het jaar in.

  7. Controleer de overige vorderingen en schulden
    Loop de saldi op deze rekeningen na. Staan deze vorderingen en schulden daadwerkelijk open ultimo boekjaar? Kijk in januari even of er misschien nog nota’s zijn betaald of ontvangen die toch nog betrekking hebben op voorgaand boekjaar. Lever deze apart bij uw administratie aan.
    Heeft u nieuwe langlopende schulden? Lever dan ook de overeenkomsten en aflossingsschema’s aan.

  8. Vergelijk de cijfers van dit jaar met die van vorig jaar
    Door de kostenrekeningen van beide jaren met elkaar te vergelijken, komt u er misschien achter dat er toch nog nota’s ontbreken. Neem de kostenrekeningen door op bijzonderheden en probeer grote verschillen te verklaren. Klopt dit met uw verwachting of staat er misschien iets nog niet helemaal juist? Controleer van de terugkerende kosten of alle termijnen van het jaar er in zitten.

  9. Kijk of er investeringen zijn geweest
    Zijn de kosten op een bepaalde rekening flink gestegen? Kijk dan of er misschien een investering tussen zit. Bedragen boven de € 450 kunnen, als ze aan een aantal andere voorwaarden voldoen, als investering worden verwerkt. Lever de nota’s van de investeringen apart bij uw administratie aan.

  10. Controleer de personeelskosten
    Heeft u personeel in dienst? Kijk dan even of de loonjournaalposten juist zijn geboekt. Klopt het brutoloon volgens de grootboekrekening? Is de vakantiegeldreserve juist opgenomen? Staat er geen te betalen loon meer op de balans? Door deze checks zorgt u ervoor dat de personeelskosten juist worden opgenomen. De loonjournaalpost kan net als de bankmutaties vaak automatisch worden ingelezen. Ook hiervoor kunt u contact opnemen met uw relatiebeheerder!

  11. Wees consistent en tijdig
    Het verwerken van een administratie kost behoorlijk wat tijd. Wanneer u hier periodiek even de tijd voor neemt, voorkomt u dat u na afloop van een jaar nog maanden terug moet zoeken naar nota’s.
    Wees daarnaast consistent in het boeken. Boek de kosten op dezelfde rekeningen met vergelijkbare omschrijvingen. Op die manier is het veel gemakkelijker om eventueel wat te corrigeren dan wanneer u bijvoorbeeld de ene keer de kosten op aanschaf van kleine inventaris en de andere keer op overige algemene kosten heeft staan.

  12. Lever zoveel mogelijk digitaal aan
    Om van uw administratie zo snel mogelijk een jaarrekening te kunnen maken, ontvangen we uw stukken graag zoveel mogelijk digitaal. Daarbij hebben we voorkeur voor Excelbestanden en auditfiles. Lukt het niet om de bestanden op die manier uit uw administratie te halen? Vraag uw relatiebeheerder dan om hulp!

Heeft u verder vragen over uw boekhouding? Neem gerust contact op met uw relatiebeheerder! We helpen u graag zodat we tussentijds bij kunnen sturen. Zo voorkomen we grote correcties na afloop en zorgen we samen voor een administratie die juist en volledig is!