Vorige week noemden wij het automatisch verwerken van facturen door deze te scannen of rechtstreeks vanuit PDF formaat te herkennen en te boeken.
Samen met het automatisch afletteren c.q. verwerken van bankmutaties en het gericht bijsturen met herkenningsregels, neemt de computer steeds meer werkzaamheden over: Robotic accounting.
Maar het scannen en herkennen klinkt en is als een onnodige handeling. Wat digitaal is, kan digitaal blijven toch?
Daarom is er een standaard taal ontwikkeld gebaseerd op XML: UBL (Universal Business Language).
Dit bestand bevat alle details van uw factuur die vervolgens zonder scan en herken kan worden verwerkt in uw administratie. E-factureren noemen wij dat met 100% herkenning.
Met deze techniek bent u weer een stap verder in uw geautomatiseerde gegevensverwerking.
En u kunt de factuur nog steeds lezen, want of er wordt meteen een pdf meegezonden of de software genereert zelf een leesbare pdf van het UBL bestandje.
In Nederland zijn wij niet zo goed in het breed inzetten van standaard technieken, hoewel UBL al enige tijd bekend is, blijft het massale gebruik ervan achter. Soms wil de techniek sneller dan de mens.
Een andere ontwikkeling is de opmars van robotic workflows waarbij repeterende handelingen over meerdere softwarepakketten als een macro worden opgenomen. Vervolgens neemt de computer het proces over en werkt de workflow (een keten van verschillende taken) automatisch af en rapporteert de uitkomsten. Deze techniek wordt door ons kantoor getest en waar mogelijk ingezet.
Is dat het einde van de ontwikkelingen? Nee, volgende week het laatste deel in deze serie over uw administratie.
