Een vennootschap onder firma (vof) is een samenwerkingsverband tussen twee of meer personen die een onderneming drijven. Een vof heeft geen rechtspersoonlijkheid, wat betekent dat de vennoten hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de schulden en verplichtingen van de vof. Om een goede samenwerking te waarborgen, is het belangrijk dat de vennoten jaarlijks een aantal zaken met elkaar bespreken. Hieronder volgen enkele punten die de vennoten regelmatig zouden moeten bespreken:
- De financiële resultaten van de vof, zoals de omzet, de kosten, de winst en het eigen vermogen.
- De verdeling van de winst en het verlies tussen de vennoten, en eventuele voorschotten of onttrekkingen aan het vermogen van de vof.
- De investeringen die de vof wil doen, en hoe deze gefinancierd worden.
- De strategie en de doelstellingen van de vof voor het komende jaar, en hoe deze aansluiten bij de marktontwikkelingen en de klantbehoeften.
- De taken en verantwoordelijkheden van elke vennoot binnen de vof, en of deze nog passend zijn bij de kwaliteiten en ambities van de vennoten.
- De samenwerking en communicatie tussen de vennoten, en eventuele knelpunten of conflicten die opgelost moeten worden.
- De risico's die de vof loopt, zoals juridische, fiscale, operationele of reputatierisico's, en hoe deze beheerst worden.
- De administratie en boekhouding van de vof, en of deze voldoen aan de wettelijke eisen en de afspraken tussen de vennoten.
- De verzekeringen die de vof heeft afgesloten, zoals aansprakelijkheidsverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen of pensioenverzekeringen, en of deze nog toereikend zijn.
- De arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden van de vennoten en eventuele werknemers van de vof, zoals salaris, vakantiedagen, ziekteverzuim of scholing.
- De marketing en promotie van de vof, zoals de huisstijl, de website, de sociale media of de reclamecampagnes, en of deze nog effectief zijn.
- De innovatie en ontwikkeling van de vof, zoals nieuwe producten of diensten, nieuwe markten of nieuwe samenwerkingspartners, en hoe deze gerealiseerd worden.
- De maatschappelijke verantwoordelijkheid van de vof, zoals het milieu, het welzijn of de diversiteit, en hoe deze geïntegreerd worden in de bedrijfsvoering.
- De opvolging of beëindiging van de vof, zoals het toetreden of uittreden van vennoten, het overdragen of verkopen van de onderneming of het ontbinden van de vof.
- De evaluatie van het voorgaande jaar, waarbij de vennoten feedback geven aan elkaar over hun prestaties, hun tevredenheid en hun verbeterpunten.
Door deze punten bespreekbaar te maken, kunnen de vennoten ervoor zorgen dat hun vof succesvoller blijft draaien en dat ze een goede relatie met elkaar blijven onderhouden.
