De Belastingdienst kan informatie opvragen van alles dat tot de administratie behoort (artikel 47 e.v. AWR). Mails kunnen ook daartoe behoren
Wat zijn dan je rechten
- Vergelijk je digitale archief met een archiefruimte. De belastingdienst mag i.g.v. een regulier boekenonderzoek niet op eigen houtje in zo'n archief rondsnuffelen. Ze moet concreet aangeven wat ze van wie waarom wil zien.
- Er moet een evenwichtige balans zijn tussen de inbreuk op privacy en het doel wat de Belastingdienst denkt te bereiken. Er moeten dus effectieve waarborgen zijn om schending te voorkomen.
- Niet alles hoeft afgegeven te worden immers, het mailbestand kan bestaan uit: mails omtrent de administratie, mails met je advocaat, prive mails, mails omtrent adviezen, interne mails.
- Het belang van de gevraagde informatie moet in verhouding staan tot het doel wat er mee bereikt wordt. Denk dan aan het proportionaliteitsbeginsel en het evenredigheidsbeginsel.
Tips ter overdenking
- Gebruik een zakelijke mailbox niet voor prive mails.
- Splits e-mails per onderwerp.
- Zet in het onderwerp van de mail duidelijk of het gaat om een fiscaal advies of de administratie zelf betreft.
- Maak altijd een goede afweging of je wel / niet gaat mailen.
