Actueel
Mag u uw administratie ook digitaal bewaren en dan het origineel weggooien?

Mag u uw administratie ook digitaal bewaren en dan het origineel weggooien?

3 oktober 2019
Categorie: Nieuws

Administraties worden veelal digitaal bijgehouden en bewaard. Deze moeten in beginsel in detail beschikbaar blijven. U mag alle gegevens, met uitzondering van de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, overzetten naar een andere platform, maar alleen als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • u zet alle gegevens over;
  • u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
  • u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
  • u kan de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
  • u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn kan worden uitgevoerd en
  • u bewaart de uitkomsten van de interne controle op de conversie, bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse. 

Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u de originele gegevens niet te bewaren. 

Het overzetten naar aan andere platform moet wel volledig geschieden. Zo moet u er op letten dat bij het scannen van een document alle bladzijden (voor- en achterzijde) met alle informatie daarop en bijlagen van het document worden overgezet. Het is ook van belang aandacht te besteden aan echtheidskenmerken (zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk).

Terug

NIEUWE BLOG

Stadion.jpgWaar woont u?
Dat hangt er vanaf!


Lees de blog