Administraties worden veelal digitaal bijgehouden en bewaard. Deze moeten in beginsel in detail beschikbaar blijven. U mag alle gegevens, met uitzondering van de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, overzetten naar een andere platform, maar alleen als u aan de volgende voorwaarden voldoet:
- u zet alle gegevens over;
- u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
- u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is;
- u kan de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
- u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn kan worden uitgevoerd en
- u bewaart de uitkomsten van de interne controle op de conversie, bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.
Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u de originele gegevens niet te bewaren.
Het overzetten naar aan andere platform moet wel volledig geschieden. Zo moet u er op letten dat bij het scannen van een document alle bladzijden (voor- en achterzijde) met alle informatie daarop en bijlagen van het document worden overgezet. Het is ook van belang aandacht te besteden aan echtheidskenmerken (zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk).
