Dat is een vraag die we regelmatig krijgen van ondernemers. Logisch ook, want de manier waarop je kosten verwerkt heeft invloed op je winst, je balans en soms zelfs op fiscale regelingen zoals de investeringsaftrek.
Het antwoord is eenvoudig: voldoe je aan de voorwaarden voor activeren, dan ben je verplicht om te activeren. Je mag de kosten dan niet direct ten laste van het resultaat brengen.
Wanneer moet je kosten activeren?
Je moet kosten activeren wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Het actief is bedoeld om de onderneming duurzaam te dienen.
- De kosten zijn betrouwbaar vast te stellen.
- Het actief levert naar verwachting toekomstige economische voordelen op.
Daarnaast geldt dat het activum minimaal € 450 exclusief btw moet bedragen voordat activeren mogelijk is. Voldoe je aan alle voorwaarden? Dan is activeren verplicht. Er is geen vrije keuze om de kosten toch direct als kosten te verwerken.
1. Het actief wordt duurzaam gebruikt
Van duurzaam gebruik is sprake wanneer een bedrijfsmiddel langer dan één verslagperiode meegaat. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, machine, bedrijfswagen of kantoorinventaris.
Deze bedrijfsmiddelen gebruik je vaak meerdere jaren. Daarom neem je ze op de balans op en schrijf je ze in de loop van de tijd af. Voor uitgaven die snel worden verbruikt geldt dit niet. Denk aan kantoorartikelen of voorraden. Die hoef je niet te activeren.
2. De kosten zijn betrouwbaar vast te stellen
Je moet kunnen bepalen welke kosten bij het actief horen. Bij een laptop is dat meestal eenvoudig. Bij grotere investeringen, zoals machines, kunnen ook transportkosten, installatiekosten of andere bijkomende kosten onderdeel uitmaken van de investering.
Ook reserveonderdelen kunnen onder voorwaarden als zelfstandig actief worden aangemerkt. In dat geval moeten deze eveneens worden geactiveerd.
3. Het actief levert economische voordelen op
Het actief moet naar verwachting bijdragen aan toekomstige opbrengsten van de onderneming. Daarom mogen bepaalde uitgaven niet worden geactiveerd. Een advertentiecampagne of bedrijfsvideo kan bijvoorbeeld jarenlang zichtbaar blijven, maar vormt meestal geen actief dat toekomstige economische voordelen oplevert zoals bedoeld in de regelgeving.
Deze kosten verwerk je daarom direct in het resultaat.
Mag je zelf kiezen of je activeert?
Nee. Wanneer aan alle voorwaarden wordt voldaan, ben je verplicht om het actief op de balans op te nemen. Je kunt dan niet kiezen voor directe verwerking als kosten om bijvoorbeeld de winst in een bepaald jaar te verlagen.
Wat betekent activeren voor je winst?
Wanneer je een investering activeert, komen de kosten niet direct volledig ten laste van het resultaat.
In plaats daarvan verdeel je de kosten over meerdere jaren via afschrijvingen. Hierdoor sluit de verwerking beter aan bij de periode waarin je daadwerkelijk gebruikmaakt van het bedrijfsmiddel.
Praktische voorbeelden
Laptop van € 1.200.
Een laptop wordt meestal meerdere jaren gebruikt, de kosten zijn duidelijk vast te stellen en de laptop draagt bij aan de bedrijfsvoering. In dat geval moet je de laptop activeren.
Machine van € 25.000.
Een machine voldoet doorgaans aan alle voorwaarden voor activeren. Ook bepaalde bijkomende kosten, zoals transport en installatie, kunnen onderdeel uitmaken van de investering.
Advertentiecampagne van € 5.000.
Hoewel een campagne mogelijk nog lang zichtbaar is, levert deze geen zelfstandig actief op dat aan de voorwaarden voldoet. De kosten verwerk je daarom direct in het resultaat.
Twijfel je over een investering?
Niet iedere uitgave is direct zwart-wit. Twijfel je of bepaalde kosten geactiveerd moeten worden? Neem dan gerust contact op. Door vooraf te overleggen voorkom je verrassingen achteraf.
