We krijgen regelmatig de vraag: moet je bepaalde kosten activeren of mag je ze meteen ten laste van het resultaat brengen? Een logische vraag, want de manier waarop je kosten verwerkt, beïnvloedt je winst én je recht op investeringsaftrek.
Tijd om het helder op een rij te zetten.
Wanneer moet je activeren?
Volgens de regels moet je kosten activeren als je voldoet aan deze drie voorwaarden:
- Het actief is bedoeld om de organisatie duurzaam te dienen;
- De kosten zijn betrouwbaar vast te stellen;
- Het is waarschijnlijk dat het actief economische voordelen oplevert.
Voldoe je aan alle drie? Dan ben je verplicht om te activeren. Geen keuzemogelijkheid dus.
1. Duurzaam gebruik
Een actief is 'duurzaam' als het langer dan een verslagperiode meegaat. Denk aan een machine, bedrijfswagen of computer. Dit soort bezittingen gebruik je vaak meerdere jaren. Daarom vallen ze onder de vaste activa.
Voor bijvoorbeeld voorraden of kantoorartikelen geldt dit niet: die verbruik je op korte termijn. Daarvoor hoef je dus niet te activeren.
2. Kosten die je goed kunt bepalen
In veel gevallen is het duidelijk wat iets kost. Een laptop met accessoires? Geen probleem. Maar bij machines wordt het vaak lastiger. Wat doe je met plaatsingskosten of het eerste onderhoud?
Let ook op reserveonderdelen. Als ze zelfstandig als actief kunnen worden gezien en aan de voorwaarden voldoen, moet je die óók activeren.
Twijfel je? Neem vooraf even contact op. Dan voorkom je verrassingen achteraf.
3. Verwachte opbrengst
Het laatste criterium: het actief moet naar verwachting bijdragen aan toekomstige economische voordelen. Oftewel: het moet je bedrijf iets opleveren. Daarom vallen sommige uitgaven af. Een bedrijfsvideo? Die gebruik je misschien jarenlang en de kosten zijn duidelijk. Maar levert het aantoonbaar iets op? Waarschijnlijk niet. Advertentiekosten mag je dan ook niet activeren.
Dus... wel of niet activeren?
Voldoe je aan alle drie de voorwaarden? Dan móét je activeren. Het is geen kwestie van kiezen of handig schuiven met winst.
Liever even overleggen?
Heb je twijfels over de verwerking van bepaalde kosten? Bel of mail gerust. We kijken graag met je mee.
