Het kabinet heeft besloten om de onbelaste kilometervergoeding met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 te verhogen van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. De Belastingdienst heeft inmiddels toegelicht hoe werkgevers deze verhoging kunnen verwerken in de salarisadministratie.
Werkgevers die eerder dit jaar al een kilometervergoeding hebben uitbetaald, kunnen het verschil van € 0,02 per kilometer alsnog onbelast vergoeden. Hoe je dit verwerkt, hangt af van de manier waarop de vergoeding eerder in de loonadministratie is opgenomen
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Wanneer je in 2026 maximaal € 0,23 per kilometer hebt vergoed, kun je de extra € 0,02 per kilometer alsnog onbelast uitbetalen aan je medewerkers. Dit kan worden meegenomen in een volgende salarisverwerking.
Hoewel de wijziging beperkt lijkt, kan de verwerking gevolgen hebben voor de salarisadministratie en de loonheffingen. Het is daarom verstandig om vooraf te controleren hoe de kilometervergoeding binnen jouw organisatie is verwerkt.
Wat als je al meer dan € 0,23 per kilometer vergoedde?
Sommige werkgevers vergoeden al langer meer dan het fiscaal vrijgestelde bedrag. In dat geval hangt de verwerking af van de manier waarop het meerdere is behandeld.
Is het bedrag boven € 0,23 per kilometer als belast loon verwerkt? Dan kan dit worden gecorrigeerd via de loonaangifte.
Heb je het meerdere aangewezen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling? Dan mag de teveel betaalde eindheffing over de extra € 0,02 per kilometer worden verrekend in een volgende aangifte loonheffingen.
Geldt de verhoging ook voor de salderingsregeling?
Ja. Werkgevers die gebruikmaken van de salderingsregeling mogen voor 2026 uitgaan van een onbelaste vergoeding van € 0,25 per kilometer. Ook deze wijziging werkt terug tot 1 januari 2026.
Neem de tijd voor de juiste verwerking
De verhoging van de kilometervergoeding lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Toch kan de administratieve verwerking meer aandacht vragen dan verwacht. Zeker wanneer er gewerkt wordt met vaste reiskostenvergoedingen, verschillende soorten kilometervergoedingen of wanneer eerdere loonaangiften moeten worden gecorrigeerd.
Controleer daarom zorgvuldig welke gevolgen deze wijziging heeft voor jouw organisatie.
Vragen over de verwerking van de kilometervergoeding?
Wil je weten hoe je de verhoging volgens de richtlijnen van de Belastingdienst kunt verwerken of twijfel je welke aanpak in jouw situatie het meest passend is? Neem dan contact op met één van onze adviseurs. We denken graag met je mee.
