De onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19 geldt ook in geval van carpoolen voor iedere inzittende, tenzij sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Zowel de bestuurder als de meerijders kunnen, voor zover geen sprake is van vervoer vanwege de werkgever, de toegestane onbelaste kilometervergoeding ontvangen. Voor de bestuurder die in opdracht van de werkgever met zijn eigen auto collega's meeneemt is er geen sprake van vervoer vanwege de werkgever. Bij carpoolen zijn verschillende situaties denkbaar. Hierop wordt hierna nader ingegaan.
Carpoolen op basis van een meerijregeling van de werkgever
Als een werkgever met de chauffeur heeft afgesproken dat de chauffeur met zijn eigen auto ook andere werknemers ophaalt, dan kan de chauffeur een onbelaste kilometervergoeding krijgen van maximaal € 0,19 voor de totale afstand, inclusief de omrijkilometers. De omrijkilometers zijn dan als zakelijke kilometers aan te merken. Voor de werknemers die meerijden is dan echter sprake van vervoer vanwege de werkgever. Voor de gecarpoolde kilometers komen die werknemers daardoor niet in aanmerking voor een onbelaste vergoeding. De werkgever die de bestuurder een vergoeding van € 0,29 per kilometer geeft onder de verplichting dat hij collega's meeneemt naar het werk, organiseert feitelijk het vervoer voor de collega's van de chauffeur. In zo'n geval kunnen deze collega's geen onbelaste vergoeding krijgen (vervoer vanwege de werkgever). De vergoeding die de bestuurder ontvangt behoort tot het loon. Daarvan is € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld en kan de werkgever de rest aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Het is niet mogelijk dat de werkgever deze € 0,10 "op papier" toekent aan een meerijder, die in verband met het carpoolen een "afstandsverklaring" invult ten gunste van de bestuurder. De werkgever betaalt aan de bestuurder dan feitelijk een bovenmatig bedrag, terwijl bovendien voor de meerijder sprake is van vervoer vanwege de werkgever.
Carpoolen op basis van alleen afspraken tussen werknemers onderling
Als de chauffeur en de meerijder(s) onderling, zonder meerijregeling van de werkgever, hebben besloten om te gaan carpoolen, kan de werkgever aan de chauffeur maar ook aan de meerijder(s) de onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. In dat geval mag de werkgever echter geen onbelaste vergoeding geven voor eventuele omrijkilometers, omdat de omrijkilometers in dat geval een privékarakter hebben. Als de meerijders op grond van de onderlinge afspraak (een deel van) hun vergoeding aan de chauffeur geven (de meerijder heeft immers tijdens het meerijden geen reiskosten) heeft dat geen fiscale gevolgen. Dan is er namelijk geen sprake van vervoer vanwege de werkgever. Dat de werkgever feitelijk aanwijst welke werknemers op een bepaalde arbeidsplaats worden verwacht brengt hierin geen verandering, tenzij hij aanwijst wie de chauffeur is en wie de chauffeur meeneemt, of als hij zich anderszins in het carpoolen mengt. Het moet immers een vrije keuze van de werknemers blijven. Ook een belangstellingsregistratie (bijvoorbeeld in de kantine of via intranet) leidt niet tot vervoer vanwege de werkgever, als daaruit voor de werknemers geen carpoolverplichtingen jegens de werkgever voortvloeien. Er is dan geen sprake van "door de werkgever georganiseerd vervoer".
Voorbeeld
Het voorgaande brengt bijvoorbeeld mee dat er geen sprake is van vervoer vanwege de werkgever in de volgende situatie.
- Ter bevordering van het carpoolen betaalt een werkgever aan carpoolers een hogere vergoeding (maar – onbelast – maximaal € 0,19 per kilometer) dan aan niet-carpoolers.
- Om carpoolers in aanmerking te laten komen voor de hogere vergoeding, maakt de werkgever kenbaar dat het de verantwoordelijkheid is van de werknemers wie als chauffeur fungeert en wie als meerijder(s).
- De carpoolers moeten aan de werkgever kenbaar maken dat zij carpoolen en met wie.
- De carpoolers ontvangen een vergoeding, waarvan de hoogte niet afhankelijk is van het feit dat zij bestuurder dan wel meerijder zijn.
Carpoolen met de auto van de zaak
Een werknemer die met een voor privédoeleinden ter beschikking gestelde of staande auto (hierna: auto van de zaak) zakelijke kilometers aflegt komt voor deze kilometers niet in aanmerking voor de onbelaste kilometervergoeding. Voor deze kilometers is feitelijk sprake van vervoer vanwege de werkgever. Als hij echter besluit ook collega's in de auto van de zaak mee te nemen, komen zijn collega's in aanmerking voor de onbelaste kilometervergoeding. Dat geldt niet als de werkgever organiseert dat die werknemers meereizen; dan is ook voor hen sprake van vervoer vanwege de werkgever.
