De 2 meest voorkomende situaties waarin er sprake kan zijn van negatief loon, zijn:
a. De werknemer heeft te veel loon van de werkgever ontvangen en betaalt dat terug;
b. De werknemer moet de werkgever een ontvangen vergoeding terugbetalen.
Ad a: Als een werknemer een bedrag terugbetaalt dat hij ten onrechte als loon heeft gekregen, kunnen zich 3 situaties voordoen:
- De werknemer meldt de werkgever kort na ontvangst dat hij te veel loon heeft gekregen en hij betaalt dit binnen een redelijke termijn terug. De Belastingdienst beschouwt de loonbetaling dan als niet gedaan. Je moet dan de gegevens in de loonstaat over het loon en de loonheffingen verbeteren. Als er al aangifte is gedaan over het tijdvak waarin te veel loon is betaald, moet dit aangepast worden.
- Na een foute betaling vraag je in hetzelfde jaar het nettobedrag terug dat je te veel hebt betaald aan je werknemer. Dan heb je 2 mogelijkheden en wel de loon-oversystematiek of de loon-insystematiek.
- Na afloop van het kalenderjaar vraag je het brutobedrag terug dat te veel is betaald. Het bedrag dat de werknemer terugbetaalt, is in het jaar van terugbetaling voor de werknemer negatief loon. Je corrigeert de eerdere foute betaling niet in de loonstaat. Je hoeft ook de aangifte niet te corrigeren.
Ad b: Als een werknemer een vergoeding moet terugbetalen, kan er sprake zijn van negatief loon. Of dat zo is, hangt af van het oorspronkelijke karakter van de vergoeding:
- Als de vergoeding in het verleden is belast bij de werknemer, is de terugbetaling negatief loon voor de werknemer in het jaar waarin hij de vergoeding terugbetaalt.
- Als de vergoeding in het verleden is aangewezen als eindheffingsloon, dan is de terugbetaling voor de werkgever een negatief eindheffingsloon in het jaar waarin de werknemer de vergoeding terugbetaalt. Dat betekent dat het bedrag van de vrije ruimte in dat jaar wordt verhoogd met het negatieve eindheffingsloon. De terugbetaling van een vergoeding die gericht vrijgesteld was, is echter geen negatief eindheffingsloon.
