Gebruikelijkheidstoets: De grens tussen belastingvrij en belast

In de Wet op de loonbelasting staat dat bepaalde eindheffingsbestanddelen niet bij de werknemer, maar bij de werkgever worden belast.
Dit gebeurt via een eindheffing. Een voorbeeld hiervan vind je in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, Wet LB 1964.

Eindheffing
Dit artikel gaat over vergoedingen en verstrekkingen die onder de eindheffing vallen.
De werkgever betaalt dan de loonbelasting in plaats van de werknemer. Het gaat om vergoedingen die niet tot het reguliere loon horen, maar die de werkgever toch verstrekt. Denk aan kostenvergoedingen of bepaalde voorzieningen.

Vallen deze vergoedingen niet onder de gebruikelijke vrijstellingen? Dan kan de werkgever ze aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. De werknemer betaalt daar dan geen belasting over.

Gebruikelijkheidstoets
De gebruikelijkheidstoets bepaalt of een vergoeding of verstrekking belastingvrij mag worden gegeven via de werkkostenregeling. Wil een werkgever een hogere vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon, dan moet hij aantonen dat dit gebruikelijk is. Dat kan door te verwijzen naar vergelijkbare situaties bij andere werknemers of bedrijven.

Voorbeelden van de gebruikelijkheidstoets
1. Cadeaubonnen voor medewerkers
Een werkgever geeft medewerkers een cadeaubon van €250 voor het behalen van een teamdoel. Als vergelijkbare bedrijven of andere afdelingen ook zulke bonussen geven, is dit gebruikelijk.
Maar bij een bedrag van €1.000 kan de Belastingdienst dit ongebruikelijk vinden, tenzij de werkgever dit overtuigend kan onderbouwen.

2. Vergoeding dubbele huisvestingskosten
Een werknemer werkt tijdelijk op een andere locatie. De werkgever vergoedt de dubbele huisvestingskosten.
Dit mag als eindheffingsloon worden aangewezen, mits het bedrag redelijk is en vergelijkbare vergoedingen ook in de branche voorkomen.

3. Luxe kerstpakketten
Een kerstpakket van €300 terwijl de norm in de branche rond €75 ligt, kan ongebruikelijk worden gevonden.
De werkgever moet dan aantonen dat het hogere bedrag toch gebruikelijk is, bijvoorbeeld via cao-afspraken of voorbeelden binnen andere afdelingen.

Doelmatigheidstoets
De Belastingdienst hanteert in de praktijk een doelmatigheidsgrens van €2.400 per persoon per jaar.
Blijf je onder dit bedrag?
Dan wordt het automatisch als gebruikelijk beschouwd en volgt geen actie.

Let op: deze grens geldt alleen als de vergoeding of verstrekking niet al om een andere reden aan de gebruikelijkheidseis voldoet.

Voorbeeld doelmatigheidstoets
Een werkgever wijst de bonusuitkering van alle werknemers aan als eindheffingsbestanddeel. De bedragen variëren van €1.000 tot €10.000. De doelmatigheidsgrens geldt slechts tot €2.400. Bij een bonus van €3.000 kan dus alleen over €2.400 gebruik worden gemaakt van deze veilige haven.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met een van onze adviseurs.