De onbelaste reiskostenvergoeding gaat waarschijnlijk in januari naar €0,21 per kilometer, maar dit is nog steeds niet kostendekkend met de torenhoge brandstofprijzen. Dit zou een aanleiding kunnen zijn om na te denken over carpoolen, openbaar vervoer of een fiets van de zaak.
Carpoolen
Spreken werknemers met elkaar af om te carpoolen? Dan komen ze allemaal in aanmerking voor de onbelaste reiskostenvergoeding van €0,19 per kilometer, ook degene die meerijden. De kilometers die omgereden moeten worden om een collega op te halen worden niet vergoed. Onderling kunnen dan afspraken gemaakt worden over de verrekening van de brandstofkosten. Als werkgever is het toegestaan uw werknemers te wijzen op de fiscale voordelen van carpoolen en zelfs helpen uw werknemers in contact te brengen met andere werknemers uit dezelfde regio.
Als het initiatief van carpoolen bij de werkgever ligt, dus als u daadwerkelijk het vervoer organiseert en regelt, dan komt alleen de chauffeur in aanmerking voor de onbelaste reiskostenvergoeding. In dit geval mogen wel de omrijkilometers vergoed worden. De meerijdende collega’s komen niet meer in aanmerking voor een onbelaste reiskostenvergoeding, dus deze aanpak vormt niet echt een oplossing voor de hoge brandstofprijzen. Om het zo voordelig mogelijk te maken voor de werknemers moet het initiatief bij hun liggen. Echter mag u als werkgever het carpoolen wel stimuleren.
Openbaar vervoer
Het kan voordelig zijn om voor werknemers een NS-Business Card of een NS Traject vrij abonnement aan te schaffen. Met een NS-Business Card hoeft de medewerker de kaart niet op te laden en geen declaratieformulier in te vullen of bonnen te bewaren. Elke maand krijgt u een factuur voor alle OV-kosten inclusief BTW-opgave. Met een NS Traject Vrij abonnement kunnen werknemers onbeperkt reizen op een bepaald traject. Voor de administratie is het belangrijk dat er aannemelijk gemaakt kan worden dat de kosten voor het abonnement lager zijn dan de kosten voor losse reizen.
Fiets van de zaak
Een fiets verstrekken aan werknemers kan een andere manier zijn om de torenhoge brandstofkosten te vermijden. De belastingdienst ziet een fiets van de zaak als loon in natura, daarom moet de werkgever loonheffing inhouden over het bedrag van de bijtelling. De werknemer betaalt zo een vast bedrag van enkele euro’s per maand, namelijk de belasting die hij over de fietsbijtelling (= 7% van de waarde van de fiets) moet betalen. De BTW op de aanschaf van de fiets is tot (maximaal) € 130 terug te vorderen. Een voordeel voor de werknemer is dat de fiets onbeperkt privé gebruikt mag worden en de werkgever ook de onderhoudskosten mag vergoeden.
