In geval van een boekenonderzoek richt de aandacht van de controleur van de Belastingdienst zich niet alleen op het verleden, maar ook op de toekomst. Een belangrijk element daarin betreft de AO/IB (= administratieve organisatie / interne beheersing).
Wat is de AO/IB
De AO/IB van een belastingplichtige (lees: bedrijf) is een geheel van processen en taken dat er voor zorgt dat het risico op fouten in de administratie zo klein mogelijk wordt of zelfs wordt uitgesloten.
Voorlopige conclusies omtrent AO/IB
Na afloop van de analyse van de administratie door de controleur zijn drie voorlopige conclusies mogelijk:
- De controleur kan in voldoende mate steunen op de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) en/of het werk van anderen.
- De AO/IB voldoet (nog) niet aan de te stellen eisen, maar de controleur kan dit binnen aanvaardbare (capaciteits)grenzen oplossen.
- De controleur kan in onvoldoende mate steunen op de AO/IB.
ad 1: Wanneer de AO/IB gedurende het controletijdvak toereikend was en effectief heeft gewerkt, kan de controleur de volledigheid van de transacties met een redelijke mate van zekerheid beoordelen. Voor die conclusie maakt hij zoveel mogelijk gebruik van het werk van de (interne/externe) accountant dan wel andere externe deskundigen en beperkt de controleur zijn werkzaamheden in meer of mindere mate.
Ad 2: Constateert de controleur tekortkomingen in de vervangbare maatregelen van interne beheersing inzake de relevante bedrijfsprocessen, dan beoordeelt hij in hoeverre de (interne/externe) accountant met gegevensgerichte controlewerkzaamheden deze tekortkomingen heeft afgedekt. Indien hiervan geen (of beperkt) sprake is, zal hij beoordelen of hij deze tekortkomingen kan herstellen met behulp van aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Hiervoor kan hij desgewenst gebruikmaken van de ondersteuning van een EDP-auditspecialist waar de Belastingdienst over beschikt.
Ad 3: De controleer zal eerst beoordelen of hij met aanvullende werkzaamheden toch nog voldoende en toereikende controle-informatie kan verzamelen. Wanneer de tekortkomingen in de interne beheersing niet te herstellen zijn en er tevens geen aanvullende werkzaamheden mogelijk zijn, zal de controleur een combinatie van controlemiddelen gebruiken om de plausibiliteit van de volledigheid van de omzet te toetsen.
Afspraken ter verbetering AO/IB
Als er tekortkomingen zijn in de AO/IB en er geen objectieve verhinderingen zijn om die te verbeteren, zal de controleur proberen met de belastingplichtige tot overeenstemming te komen over een oplossing. De belastingplichtige moet zijn administratie dan inrichten met inachtneming van de norm in artikel 52 AWR.
In artikel 52 staat dat een bedrijf gehouden is van haar vermogenstoestand en van alles betreffende haar bedrijf op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde haar rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.
Afspraken neemt de controleur vervolgens op in het controlerapport en zullen bij een volgende controle weer gecheckt worden of deze zijn nagekomen.
Kortom
Een goede AO/IB is aan te raden en dan op de eerste plaats omdat deze een goede blauwdruk vormt voor uw bedrijf en u dus helpt voor uw bedrijfsvoering en daarmee in control te zijn en een afgeleide daarvan is dat het u ook nog eens helpt om soepel(er) door een boekenonderzoek te ‘rollen’.
