Je hebt (meer dan) een jaar geleden een opdracht aangenomen voor een klant en vervolgens keihard gewerkt om de opdracht uit te voeren. Alles is netjes volgens afspraak uitgevoerd en de factuur is zoals afgesproken naar de klant gestuurd. Wat nou als je klant de factuur niet betaalt? Zelfs niet na meerdere herinneringen of na het uit handen geven van de factuur? Dan kun je de factuur als oninbaar verklaren. In feite zeg je hiermee dat je zeker weet dat de factuur niet meer betaald gaat worden. Wat doe je met de BTW die je al hebt afgedragen?
BTW terugvragen bij de Belastingdienst
Het niet betalen van een factuur is natuurlijk al een ongewenste situatie. Je loopt hierdoor omzet mis. Maar het kan ook nog zo zijn dat je voor deze factuur ook al BTW hebt afgedragen aan de Belastingdienst. Dit terwijl je het factuurbedrag inclusief de BTW (hoogstwaarschijnlijk) niet gaat ontvangen. Het afgedragen BTW-bedrag kun je, onder bepaalde voorwaarden, terugvragen.
Nieuwe regels voor het terugvragen van de BTW
Per 1 januari 2018 zijn de regels voor het terugvragen van de BTW aangepast. Voor die tijd kon je de afgedragen BTW met betrekking tot een oninbare factuur terugvragen door middel van een schriftelijk ingediende teruggaafverzoek. Hierbij moest je kunnen aantonen dat het aannemelijk was dat je het factuurbedrag niet gaat ontvangen. Bijvoorbeeld als een bedrijf failliet is gegaan. Maar in veel andere situaties is het lastig om te kunnen aantonen dat de factuur niet betaald gaat worden. Daarom is de regelgeving met betrekking tot het terugvragen van de BTW eenvoudiger gemaakt. Een schriftelijk verzoek om teruggaaf is niet meer nodig.
Na één jaar een factuur als oninbaar verklaren
Een van de wijzigingen is het moment waarop je het BTW-bedrag van een oninbare factuur mag terugvragen. Dit kan op het moment dat de factuur een jaar na de uiterste betaaldatum nog niet (geheel) is betaald. Heb je bijvoorbeeld een klant met een openstaande factuur waarvan de uiterste betaaldatum op 31 januari 2019 lag? Dan kun je de factuur op 31 januari 2020 oninbaar verklaren. Dit kun je doen door de factuur af te boeken naar een ‘oninbare vorderingen’ rekening, waarbij je de afgedragen BTW terug boekt.
Hoe BTW terugvragen bij oninbare facturen?
De BTW over oninbare facturen kun je terugvragen in de eerste btw-aangifte nadat de uiterste betaaldatum plus een jaar is verstreken. Het BTW-bedrag dat je terugvraagt, moet je als negatieve omzet en negatieve BTW invullen bij vraag 1a of 1b. Voor facturen met een uiterste betaaldatum na 1 januari 2017 geldt bijna hetzelfde. Ook dit bedrag vraag je terug door het in te vullen als negatieve omzet en negatieve BTW. Dit moet je doen in de aangifte over de periode waarin duidelijk is dat de klant niet meer gaat betalen.
Wat als je klant alsnog betaalt?
Wordt de factuur alsnog betaald door je klant? Dan geef je bij je eerstvolgende btw-aangifte aan dat je nog BTW moet afdragen over de betreffende factuur. Dit doe je wederom bij vraag 1a of 1b.
Voorbeeldsituatie
Je hebt een schildersbedrijf en hebt in januari 2020 een opdracht uitgevoerd voor een klant. Je hebt de factuur op 1 januari 2020 gestuurd met een betalingstermijn van 30 dagen. De factuur bedraagt 1.210 euro, waarvan 210 euro de BTW betreft. Dit betekent dat jij 210 euro aan BTW afdraagt aan de Belastingdienst.
Als de factuur op 31 januari 2020 nog niet is betaald, dan is de klant te laat met de betaling. Logischerwijs herinner je de klant eraan dat de betalingstermijn is overschreden en verzoekt de klant om alsnog zorg te dragen voor de betaling.
Is de factuur een jaar later, op 31 januari 2021 nog steeds niet betaald? Dan is de factuur oninbaar en kun je het afgedragen bedrag van 210 euro terugvragen aan de Belastingdienst. Dit doe je dus in de BTW-aangifte van het eerste kwartaal van 2021, bij vraag 1a of 1b.
