Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.
Wie zijn administratieplichtig
Administratieplichtigen zijn:
a. lichamen;
b. natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen, alsmede natuurlijke personen die belastbare winst uit onderneming genieten;
c. natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn;
d. natuurlijke personen die een werkzaamheid als bedoeld verrichten.
Wat behoort tot de administratie
Tot de administratie behoort hetgeen ingevolge andere belastingwetten wordt bijgehouden, aangetekend of opgemaakt.
Bewaarplicht 7 jaar
Voorzover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, zijn administratieplichtigen verplicht de in de voorgaande leden bedoelde gegevensdragers gedurende zeven jaar te bewaren. Wat dit aangaat kan dus alles tot en met het jaar 2016 vernietigd worden (zie de nuance hierna).
Bewaarplicht 10 jaar
De ondernemer is op grond van de Wet op de Omzetbelasting verplicht boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan – zulks ter keuze van de inspecteur – betreffende onroerende zaken en rechten waaraan deze zijn onderworpen gedurende negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken, te bewaren. Wat dit aangaat kan nu dus alles met betrekking tot en met het jaar 2013 vernietigd worden.
Prive administratie
De prive administratie hoort niet tot de administratieplicht. Derhalve hoeft dit niet bewaard te worden. De vraag is dan alleen of het handig is wat bewijslast betreft daar niets van te bewaren. Neem contact met ons op om te bepalen wat handig is om te bewaren hieromtrent.
Gegevensdragers
De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
