Als u zakelijke kosten maakt, berekent uw leverancier u in de meeste gevallen BTW. Maar die BTW komt uiteindelijk niet voor uw rekening, omdat u de BTW die aan u is berekend, over het algemeen mag aftrekken als voorbelasting. Omdat u de voorbelasting al op een andere manier verrekent, geldt voor de aftrek van zakelijke kosten bij de winstberekening: u trekt de kosten af exclusief BTW. Van sommige kosten kunt u de BTW niet aftrekken als voorbelasting. Die kosten mag u bij de winstberekening aftrekken inclusief BTW.
Kosten gemaakt in de aanloopfase
Aftrekbaar zijn alle kosten die u voor een onderneming uit zakelijk oogpunt hebt gemaakt. Daaronder vallen ook kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen: kosten dus die u hebt gemaakt voordat de onderneming van start ging. Denk bijvoorbeeld aan een marktverkenning en ingewonnen adviezen. Let wel, dat als de onderneming uiteindelijk niet van start is gegaan, deze mogelijk niet geaccepteerd kunnen worden door de Belastingdienst vanuit de gedachte dat er geen sprake is geweest van een bron van inkomen.
Administratie van kosten
De kosten die u als ondernemer maakt, verantwoordt u in uw administratie. De meeste gemengde kosten zijn beperkt aftrekbaar. Vanwege deze beperkingen is het aan te bevelen de zakelijke kosten in uw administratie te splitsen in:
- kosten die voor 100% aftrekbaar zijn;
- kosten waarvoor een drempel geldt (zoals representatiekosten);
- kosten die niet aftrekbaar zijn (zoals boetes).
Het is wel zo praktisch dit onderscheid ook als zodanig in uw boekhouding aan te brengen in kostensoorten.
