Om een forfaitaire bijtelling wegens prive gebruik te ontlopen, moet minder dan 500 km prive met de door de werkgever ter beschikking gestelde auto gereden worden. Om dat aan te tonen geldt de zogenaamde vrije bewijsleer. Een mogelijkheid om dat aan te tonen is middels een sluitende km-administratie. Een andere mogelijkheid is een reëel verbod op privégebruik van een auto.
Middels zo'n verbod tonen werkgever en werknemer aan dat de werknemer de auto op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruikt. Het is daarbij van belang dat de werkgever aannemelijk kan maken dat:
• voor de werknemer een reëel verbod op privégebruik auto geldt;
• de werkgever voldoende toezicht houdt; en
• de werkgever passende sancties oplegt bij overtreding van het verbod.
Schriftelijke vastlegging
Bij een reëel verbod op privégebruik past dat de werkgever dit schriftelijk vastlegt en dat de werknemer hiervoor tekent.
Toezicht
Bij een reëel verbod op privégebruik past dat de werkgever voldoende toezicht uitoefent op de naleving van het verbod, zodat hij kan nagaan wie wanneer in welke auto kon rijden of heeft gereden. Voor het houden van toezicht is niet vereist dat de werkgever een sluitende (al dan niet gecertificeerde) rittenregistratie bijhoudt, of laat bijhouden. Als de werkgever geen rittenregistratie bijhoudt of laat bijhouden kan hij op een andere wijze voldoende toezicht houden op naleving van het verbod. Bijvoorbeeld door aan het begin en eind van twee opeenvolgende werkdagen de tellerstand van de auto op die momenten te noteren en het
aantal verreden kilometers te toetsen op het zakelijk karakter daarvan.
Maakt de werknemer gebruik van een poolauto zonder een sluitende rittenregistratie, dan kan de werkgever bijvoorbeeld met behulp van een voldoende sleuteladministratie zicht krijgen op wie wanneer in welke auto kon rijden of heeft gereden. Er is in ieder geval sprake van voldoende sleuteladministratie als
• de uitgifte en inname van de autosleutels en autopapieren geschiedt op basis van functiescheiding en daarbij wordt vastgelegd wie wanneer de sleutel van welke auto kreeg en inleverde, of
• de werkgever bij uitgifte en inname van de sleutels laat noteren: de tellerstanden van de auto en welke werknemer de sleutel kreeg en inleverde.
Aanvullend zou de werkgever de zakelijkheid van een rit kunnen beoordelen bij schademeldingen, boetes, tankbonnen op een ongebruikelijke plaats, of frequentie, of op een ongebruikelijk tijdstip. Het zakelijke karakter van de rit kan een werkgever desgevraagd aannemelijk maken met behulp van bijvoorbeeld: agenda’s, werkroosters of werkstaten, offertes, nota’s etc.
Voldoende toezicht houdt ook in dat een werkgever een adequate invulling geeft aan het uit te oefenen toezicht. Onderdeel daarvan is dat hij het toezicht gericht intensiveert als een werknemer het verbod op privégebruik heeft overtreden. Constateert de werkgever dat de werknemer het verbod op privégebruik heeft overtreden dan zal hij niet alleen moeten beoordelen wat de fiscale gevolgen hiervan zijn, maar ook de in het vooruitzicht gestelde sanctie moeten toepassen.
Directeur/grootaandeelhouder
De directeur/grootaandeelhouder heeft binnen de onderneming een bijzondere positie. Hij heeft de rol van werknemer, maar ook die van werkgever. Een verbod op privégebruik zal voor hem daardoor niet snel voldoende realiteitswaarde hebben. Dit is alleen anders als hij voor het privégebruik van de auto een positie binnen de onderneming heeft die overeenkomt met die van de overige werknemers.
