Blog januari 2021
Een foutje is snel gemaakt: een verkoper die iets gratis weggeeft ten behoeve van een deal, een fiscaal advies dat niet blijkt te werken, een ongediplomeerde heftruckchauffeur die een hoek uit het pand rijdt, twee concurrenten die wat prijzen afspreken, noem maar op. Het mag allemaal niet gebeuren, maar u herkent vast de voorbeelden.
De standaard reactie op fouten is: ge- en verboden maken. Veel. Heel veel. Want dat is dé oplossing om fouten uit te bannen. Alles vastleggen in regelgeving, procedures, handboeken, wetgeving om zo herhaling van ellende te voorkomen. Compliance noemen we dat. Daar is een hele industrie door ontstaan. Er zijn zelfs CCO’s (Chief Compliance Officers). En eerlijk gezegd, accountants en bankiers hebben er ook een handje van. Want vaak werkt het. Maar vaak ook niet.
Nu is het niet de bedoeling om eens even flink zuur tegen alles wat met regels te maken heeft aan te schoppen. Want het is een groot goed dat in rechtstaat Nederland best veel goed geregeld is. Maar we kunnen doorschieten. Dat gebeurt ook en dat is onwenselijk. Doorgeschoten compliance zorgt voor:
- Te veel bezig zijn met vastleggen, administreren, verantwoorden. Allemaal tijd die afgaat van de échte business;
- Te veel kostenverhoging door externe toetsing (geldt in nagenoeg alle branches);
- Toename van ‘angstcultuur’: ik doe maar niets, want dan doe ik ook niets fout;
- De belangrijkste: minder bevlogenheid bij ondernemers en werknemers. Checklists zijn domweg minder inspirerend dan het vak waar je voor leerde.
Hoe moet uw bedrijf hier nu mee omgaan? Een paar suggesties:
Denk eens na over de top 10 belangrijkste risico’s binnen uw bedrijf. Schrijf ze op en bespreek ze met uw medewerkers. Beter nog, inventariseer ze samen. Bedenk er voorbeelden bij. Zo zorgt u dat uw mensen weten waar het écht om gaat. Dat ze weten wat wel en wat écht niet kan. Onderlinge communicatie is het grootste deel van de oplossing, want de grootste fout is de fout die je alleen maakt.
Vecht als eigenaar/directie tegen zinloze regelgeving, ook wanneer de overheid die bedenkt. Laat uw mensen weten dat veel regels niet vanuit het bedrijf komen, maar zijn opgelegd. Dat helpt om de bevlogenheid in stand te houden.
Medewerkers willen voor best een groot deel zelfstandig zijn. Werken zonder al teveel kaders en regelementen. Ze willen hun professie uitoefenen en zijn daar goed in. Alle regels die iedere professional zelf al had bedacht, is het opschrijven niet waard.
Laat interne regels alleen opstellen door iemand die contact heeft met de werkvloer, met de business. Dan blijven de afspraken praktisch en uitvoerbaar.
Wanneer de overheid met onzinnige, onuitvoerbare of tegenstrijdige regelgeving komt, laat het de branchevereniging weten. Zij zitten veelal aan de juiste tafels om er wat aan te doen. Het helpt wanneer ze dat namens velen doen.
Zorg ervoor dat uw medewerkers in alle openheid - in hun ogen - zinloze regels ter discussie mogen stellen. En schaf ze af wanneer ze een punt hebben. Of leg uit waarom deze moet blijven bestaan.
Binnen KRC Van Elderen hanteren we het adagium: voor iedere nieuwe regel moeten er twee oude komen te vervallen. En waarachtig, soms lukt dat.
Gert Pruim
Partner | Registeraccountant
Heeft u naar aanleiding van deze blog vragen, mail dan naar Gert Pruim (g.pruim@krcvanelderen.nl).
